校行政〔2024〕80號

  合肥大學科研類檔案管理細則（修訂）

第一章總則

第一條為進一步加強學?？蒲袡n案的管理，充分發(fā)揮科研檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂）、《高等學校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局令第27號）、《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》《科學技術(shù)檔案工作條例》等法律法規(guī)，特制定本細則。

第二條科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。

第三條科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活的重要環(huán)節(jié)，各部門應(yīng)當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責并予以考核。

第四條科研項目結(jié)題驗收時，各部門應(yīng)當按照分類分級管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行審查或驗收。

第五條任何人不得以任何理由將應(yīng)當歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第二章  科研檔案歸檔范圍的確定

第六條 歸檔的文件材料，必須對學校和社會、當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

第七條 歸檔的科研文件材料，必須反映科研管理、科研項目活動的全過程。保證完整、準確、系統(tǒng)。

第八條 歸檔的科研文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律。保持其有機聯(lián)系，照顧不同學科、專業(yè)科研文件材料的不同特點和成套性。

第九條 幾個單位協(xié)作完成的研究課題，可按《科學技術(shù)檔案工作條例》第二十二條規(guī)定或協(xié)議條款立卷歸檔。由主持單位歸檔保存一整套檔案，協(xié)作單位保存自己所承擔任務(wù)中形成的科研文件材料。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，應(yīng)在協(xié)議、合同和委托書中明確其科研文件材料的歸屬，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔課題部分的有關(guān)檔號及案卷目錄提供給主持單位。

第十條 各單位應(yīng)當根據(jù)科研內(nèi)容和科研管理程序，結(jié)合科研項目特點確定歸檔范圍?？蒲许椖吭诹㈨椪撟C、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均應(yīng)當納入歸檔范圍。

歸檔范圍主要包括但不限于：

（一）立項論證階段

項目指南、可行性研究報告，項目經(jīng)費預(yù)算文件材料，申報書及相關(guān)證明；立項評審文件材料，評審文件材料；立項（含預(yù)算）批復(fù)，任務(wù)合同書（含預(yù)算書）及各類協(xié)議等。

（二）研究實施及過程管理階段

研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務(wù)書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調(diào)查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告；設(shè)計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數(shù)據(jù)處理文件；科學數(shù)據(jù)；研制的樣機、樣品、標本等的實物及其目錄、圖片等。

中期、年度等階段執(zhí)行進展情況報告、總結(jié)報告、研究成果等；項目、人員、進度、經(jīng)費等的調(diào)整、變更文件材料；撤銷項目已開展工作、已使用經(jīng)費、已購置設(shè)備儀器、階段性成果、知識產(chǎn)權(quán)等情況文件材料。

專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監(jiān)督工作形成文件材料。

建設(shè)的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等。

（三）結(jié)題驗收及績效評價、成果管理階段

驗收申請書，驗收承諾書；工作總結(jié)報告，技術(shù)報告，項目經(jīng)費決算等財務(wù)情況文件材料。

驗收通知，驗收評審文件材料；驗收現(xiàn)場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告、產(chǎn)業(yè)化審核報告等；驗收結(jié)論書，結(jié)題書面通知等。

專家評議文件材料、評價結(jié)論等績效評價工作文件材料。

研究報告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫等研究成果文件材料；

自評價報告，科技報告；專利、軟件及其他知識產(chǎn)權(quán)文件材料。

產(chǎn)業(yè)化報告、證書、出版物等成果應(yīng)用、獲獎、宣傳推廣文件材料。

第十一條 歸檔的重點是承擔的科研項目各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是研究實驗階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料。

第十二條 取得負結(jié)果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔。其他材料如認為必要，也可有選擇地作資料暫存。

第十三條科研電子檔案應(yīng)當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進行整理。有條件的可以開展科研檔案數(shù)字化。使用科研項目管理系統(tǒng)時，應(yīng)當充分考慮科研檔案管理需要，設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲格式、元數(shù)據(jù)等應(yīng)當符合國家相關(guān)規(guī)范要求。

第三章 立卷與歸檔程序

第十四條 課題組長在制定和討論工作計劃安排時，向課題組成員布置平時積累科研文件材料的任務(wù)和方法，并指定專人兼任檔案員。 

第十五條 堅持實行科研文件材料形成部門和課題組立卷制度。課題結(jié)束后，由本課題負責人主持立卷、兼職檔案員將形成積累的全部文件材料按要求整理后成卷。

第十六條 根據(jù)科研文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于查考利用的組卷原則，以及科研文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式等實際情況，將每個研究課題的科研文件材料進行系統(tǒng)整理，視其材料多少，組成一題一卷或一題數(shù)卷。將最能反映課題概況的科研文件材料，如開題文件、論文、專著、鑒定材料，成果申報與獲獎材料，科研投資與經(jīng)費核算材料等，整理組成綜合卷，排放在研究課題全部案卷之首，其余科研文件材料按科研階段依次系統(tǒng)整理組卷。

第十七條 內(nèi)容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；上級通知在前，上報材料在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，原件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

第十八條卷內(nèi)文件材料排列順序依據(jù)卷內(nèi)的材料構(gòu)成而定,順序為：封面、目錄、文件材料部分、備考表、封底。

第十九條 拆除案卷內(nèi)的金屬物，對破損的科研文件材料進行修補。

第二十條 裝訂成卷的全部科研文件材料按順序編寫頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，每卷頁碼均從1開始，頁號位置在歸檔材料正面右上角或背面左上角的空白位置。

第二十一條 課題組在材料歸檔前確定每個案卷的保管期限和密級劃分的具體意見，密級分為絕密、機密、秘密三種，按《科學技術(shù)保密條例》辦理。

第二十二條 填寫卷內(nèi)目錄、備考表。

第二十三條 驗收通過的科研項目（課題）材料及其電子文件，由科研處在項目（課題）完成后原則上兩個月內(nèi)，統(tǒng)一向檔案館移交。檔案館對歸檔材料進行審查、驗收，并在歸檔合格證明上簽署意見，加蓋檔案館公章。通過驗收的項目（課題），由檔案館出具歸檔證明。

第二十四條 暫不申報或中斷、停止的研究課題，在課題結(jié)束或中斷、停止后兩個月內(nèi)歸檔。

第四章 科研檔案管理

第二十五條 登記科研檔案總目錄，按檔案歸檔的時間先后順序，以案卷為對象填寫。

第二十六條 按檔號順序排架。

第二十七條 根據(jù)科研檔案科學價值以及對經(jīng)濟建設(shè)、科研發(fā)展、社會進步的作用，進行檔案價值的鑒定，鑒定包括對研究課題檔案進行整體鑒定和確定每個案卷的保管期限。

第二十八條 對研究課題檔案進行整體鑒定，以整套研究課題檔案為單元，按課題的任務(wù)來源、意義、科技水平、經(jīng)濟和社會效益以及歷史價值，劃分重大、重要、一般三級。

（一）屬于重大級研究課題檔案主要指：國家和各部、委下達的重要研究項目，以及重要的國際合作項目的檔案；獲得國家級各類成果或部、省、市級二等科技成果以上獎（含二等獎）的項目檔案，對自然現(xiàn)象（如天文、地震、藥物、疾病等）的系統(tǒng)觀測和資源、疾病等的調(diào)查、考察中積累的重要基礎(chǔ)檔案資料。

（二）屬于重要級研究課題的檔案主要有：國家各部門和省市下達的較重要的研究項目，以及一般國際合作項目的檔案；獲得各部委、省市級三等以下科技成果獎（含三等）的檔案；屬國家級、部級重大研究項目、因故中斷研究，但在較長時間內(nèi)具有較高查考利用價值的檔案。

（三）屬一般級研究課題的檔案主要是除上述二級以外的一般性的研究項目或未取得成果的科研檔案。

第二十九條 確定具體案卷的保管期限，以每個案卷為單元，結(jié)合不同學科專業(yè)、不同類型科研工作的特點，確定卷內(nèi)文件的保管期限。

第三十條 確定具體案卷的保管期限，以每個案卷為單元，結(jié)合不同學科專業(yè)、不同類型科研工作的特點，確定卷內(nèi)文件的保管期限。

第三十一條 科研管理部門和課題組隨時收集在科研成果申報獲獎及推廣應(yīng)用階段中形成的科研文件材料，統(tǒng)一整理后向檔案部門歸檔，并根據(jù)獲得成果獎情況，及時對有關(guān)課題檔案的案卷保管期限進行調(diào)整。

第五章 科研檔案管理工作職責

第三十二條學?？蒲刑幨菍W?？蒲袡n案歸檔監(jiān)督管理單位。科研處應(yīng)在下達項目立項通知、檢查計劃進度、結(jié)題驗收、獎勵評審等環(huán)節(jié)提出檔案歸檔要求，并協(xié)助科研項目負責人完成檔案歸檔工作。主要職責包括：

（一）在檔案館的指導(dǎo)下制定并落實項目檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范；

（二）協(xié)同檔案館建立項目檔案工作體系網(wǎng)絡(luò)，負責項目檔案的收集和整理，落實項目建檔工作，檢查督促所屬課題的檔案工作；

（三）會同學校檔案館對所屬課題項目檔案進行驗收，并完成檔案移交工作。

第三十三條科研檔案實行科研項目負責人歸檔責任制，項目負責人是課題檔案歸檔的第一責任人，主要職責包括：

（一）執(zhí)行科研項目檔案工作制度、規(guī)范，負責所承擔任務(wù)文件材料的收集、整理和歸檔；

（二）與各參與單位簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)明確歸檔內(nèi)容、質(zhì)量要求、歸檔時間和違約責任；

（三）接受檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；

（四）配合科研處和檔案館完成所承擔任務(wù)的檔案驗收工作，移交檔案材料；

（五）項目立項后，特別是重大、重點科研項目，項目組要指定專人負責科研文件材料的形成、積累和整理工作，匯集不同階段形成的材料，以保證項目材料的齊全完整。

第三十四條學校檔案館負責科研項目檔案工作的標準制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和驗收移交工作，對項目檔案立卷歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，主要職責包括：

（一）制定各級各類科研項目檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范；

（二）建立科研項目檔案工作體系，明確相關(guān)部門和人員的檔案工作職責；

（三）負責對科研項目檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓和監(jiān)督檢查；

（四）協(xié)助上級檔案管理部門和學?？蒲泄芾聿块T做好項目檔案的驗收工作；

（五）負責檔案的接收進館工作，建設(shè)檔案信息資源庫。

第六章 科研檔案的開發(fā)利用

第三十五條 努力開發(fā)利用科研檔案信息資源，為提高本校教學科研水平、社會效益和經(jīng)濟效益服務(wù)。

第三十六條 任何人查閱、借閱科研檔案材料，需先經(jīng)課題組負責人或科研處領(lǐng)導(dǎo)同意。

第三十七條 課題組撤銷后，查閱、借閱科研檔案需經(jīng)檔案館負責人或科研處領(lǐng)導(dǎo)同意。

第三十八條 查閱者必須負責保護檔案，不得涂改、圈劃、作記號，不得損壞。

第七章 科研課題檔案的鑒定與銷毀

第三十九條 鑒定工作要在單位主管科研工作的負責人或總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，由科研管理人員、科研人員、檔案人員和保密人員組成的鑒定小組進行。

第四十條 對已到保管期限的科研課題檔案需重新鑒定其價值，價值鑒定后方可決定檔案是否繼續(xù)保存還是銷毀；對需要調(diào)整密級的科研課題檔案重新確定密級。

第四十一條對館藏的科研課題檔案每3-5年集中鑒定一次，必要時可以提前或推后。

第四十二條鑒定小組按填寫“科研課題檔案鑒定表”，寫出鑒定工作報告，編制檔案銷毀清冊一式兩份，報送單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準，銷毀時指派兩人監(jiān)銷。

第四十三條本辦法自印發(fā)之日起施行，原《合肥學院科研檔案管理細則》（院政辦〔2004〕21號文）同時廢止。

附件：科研類文件材料歸檔范圍與保管期限表

合肥大學

                                   2024年5月16日

附件

科研類文件材料歸檔范圍與保管期限表